10 Tipps für die Finanzierung Deiner Vereinszeitung
So finanzierst Du Deine Vereinszeitung – die wichtigsten Tipps
Die Vereinszeitung ist für die meisten Vereine nicht mehr wegzudenken. Sie übernimmt viele wichtige Funktionen, wie die Kommunikation innerhalb des Vereins, aber auch die Kommunikation nach außen.
Eine Vereinszeitung gilt auch als eine Art Aushängeschild des Vereins. Es ist daher wichtig, dass sie den Verein auch angemessen repräsentiert.
Damit dies möglich ist, muss die Finanzierung der Vereinszeitung sichergestellt sein. Hierbei gibt es einige Punkte zu beachten, über die wir Dich gerne im folgenden Artikel informieren möchten.
Im Folgenden erhältst Du die 10 wichtigsten Tipps zur Finanzierung Deiner Vereinszeitung:
1. Achte auf eine gute Organisation bei der Finanzierung Deiner Vereinszeitung
Wenn Du in einem Team arbeitest bzw. einer Redaktion, dann können die verschiedenen Aufgaben zu den Finanzen verteilt und mehrere Verantwortliche benannt werden.
Arbeitest Du hingegen alleine, empfehlen wir Dir, selbst einen Finanzplan zu erstellen. Es ist in jedem Fall sinnvoll, eine langfristige Finanzplanung zu erstellen, aus der alle absehbaren Einnahmen und Ausgaben ersichtlich sind.
2. Führe bei der Finanzierung Deiner Vereinszeitung Buch
Wir wissen: Buchführung für die Finanzierung Deiner Vereinszeitung klingt langweilig – doch Du kommst nicht drum rum!
Es ist sehr wichtig, die Buchführung möglichst gewissenhaft und genau durchzuführen. Das erspart Dir später jede Menge Zeit und Ärger. Hier kannst Du auch Euren Kassenwart ansprechen.
Doch was bedeutet „Buchführung“ eigentlich? Ganz einfach: Du dokumentierst alle (!) finanziellen Vorgänge für die Vereinszeitung.
Das heißt, Du hebst alle Quittungen, Kontoauszüge und andere Unterlagen auf, die Ausgaben oder Einnahmen belegen und heftest sie sorgfältig und übersichtlich ab – am besten sortiert nach Datum.
Bei Einnahmen, für die es keine Belege gibt, werden sogenannte „Eigenbelege“ erstellt, also Notizen, auf denen Datum, Zahlungsgrund und Betrag stehen und von den Beteiligten unterschrieben werden.
Dann erstellst Du eine Tabelle handschriftlich oder besser eine Excel-Tabelle am PC mit den Spalten:
- Zugeordnete Nummer
- Datum des Vorgangs
- Grund
- Betrag
Regelmäßig errechnest Du dann die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben. Vergiss nicht die Nummerierung in den Hefter zu übertragen!
3. Beachte Steuerrechtliches bei einer Vereinszeitung
Bei Vereinszeitungen müssen für die Einnahmen aus den Anzeigenschaltungen die Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden.
Werbeeinnahmen über eine Vereinszeitschrift sind nämlich dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuzurechnen. Daher wird hier auch die Umsatzsteuer, auch Mehrwertsteuer genannt, fällig.
Im Gegenzug: Die Kosten sind Vorsteuer-abzugsfähig. Darauf solltest Du unbedingt achten, um kein Geld zu verschenken.
Sobald eine Umsatzsteuerpflicht besteht, ergibt sich daraus das Recht die Vorsteuer (Umsatzsteuer der Eingangsrechnungen, die der Verein bezahlt) für die mit der Vereinszeitung entstandenen Kosten geltend zu machen.
Allerdings kann Vorsteuer nur für den wirtschaftlichen Teil, das heißt für die Werbeanzeigen, geltend gemacht werden.
4. Berechne alle anfallenden Ausgaben für die Vereinszeitung
Bei einer Zeitung können jede Menge Ausgaben anfallen. Notiere alle, die Dir in den Sinn kommen.
Klassische Ausgaben sind beispielsweise:
- PC und Büromaterial
- Layout-Materialien und Programme
- Telefonkosten
- Kopien, Vorlagen und Papier
- Porto und Briefe
- Sonstiges
So berechnest Du die Gesamtsumme aller Ausgaben:
- Stückkosten: Konkrete und bekannte Ausgaben, wie etwa Druck
- Fixkosten: Kosten unabhängig von konkreten Ausgaben, wie bsp. Gebühren für Raummiete
- Puffer: Für jede Position wird ein möglichst realistischer zusätzlicher Wert notiert
- Aktuell nicht kalkulierbare Ausgaben (werden mit bis zu +25% angesetzt)
5. Kalkuliere die Druckkosten Deiner Vereinszeitung
Über die anfallen Druckkosten für die Vereinszeitung solltest Du Dich frühzeitig informieren.
Du denkst das ist mit viel Arbeit und Zeit verbunden? Da können wir Dich beruhigen;
Die zu erwartenden Druckkosten kannst Du auf unserem Preiskalkulator ganz leicht berechnen lassen. Im Handumdrehen erhältst du die Preise für verschiedene Auflagen und Papiere.
Ein wichtiger Kostenfaktor ist der Anteil an 4/4-farbigen (4c) bzw. 1-farbig schwarzen (1c) Seiten. Je höher der 4c-Anteil ist, desto schöner, aber auch teurer wird die Zeitung.
Bei Horn-Druck kannst du die Innenseiten beliebig in 4c- und 1c-Seiten aufteilen. Mit dem Schieberegler des Kalkulators siehst du blitzschnell, wie sich der Preis verändert.
6. Biete Firmen Anzeigen in der Vereinszeitung an
Die wichtigste Einnahmequelle für Vereinszeitungen sind Anzeigen von Firmen.
Es ist gerade in den Anfängen sehr schwer, genügend Einnahmen zu erzielen. Daher solltest Du Dir diese Möglichkeit auf jeden Fall nutzen.
Du kannst Dir dabei selbst aussuchen, wer in Deiner Zeitung inserieren darf. Wichtig ist dabei die Eigeninitiative: Schreibe die Firmen oder Organisationen an und plane ausreichend Zeit ein. Stelle ihnen am besten persönlich Deine Zeitung und Dein Konzept vor.
7. Ermittle den genauen Preis für die Anzeigen in der Vereinszeitung
Den Preis für Anzeigen einer Vereinszeitung zu berechnen ist gar nicht so schwer!
Hier ist eine einfache Anleitung:
- Bestimme die Differenz aus ermittelten Gesamtausgaben und der Gesamtsumme der sicheren Einnahmen.
- Diese Differenz teilst Du durch die Anzahl der Seiten, die für Anzeigen in Frage kommen.
Das Ergebnis ist der Betrag, den eine Seite mit Werbung mindestens bringen muss. - Je nachdem, wie viel Raum eine Anzeige einnimmt, teilst Du den Betrag noch einmal.
Tipp: Anzeigenpreise werden gestaffelt. In der Regel sind kleine Anzeigen zwar günstiger als die großen, im Verhältnis sind sie jedoch teurer. So wird das Unternehmen dazu angeregt, die größere Anzeige zu nehmen.
Beachte: Für Seiten, die ganz am Anfang oder Ende der Zeitung stehen, für Farbe und besonderes Layout – solltest Du ruhig etwas mehr nehmen. Mehr dazu erfährst Du im nächsten Tipp.
8. Nutze Aufschläge bei Anzeigen in der Vereinszeitung
In der Regel können Anzeigenkunden von Vereinszeitungen Sonderleistungen gegen einen Aufpreis erhalten. Diese sollten auf jeden Fall in Deiner Anzeigenpreisliste aufgeführt sein.
Aufschläge bei der Umschlagsseite
Beispielsweise wünscht sich ein Anzeigenkunde eine besondere Platzierung in der Vereinszeitung. Das könnte die hintere Umschlagsseite sein, im Fachjargon auch „U4“ oder „4. Umschlagseite“ genannt.
Die U4 ist sicher eine der besten Werbeflächen in einer Vereinszeitung, denn diese wird auch gesehen, wenn die Vereinszeitung gerade nicht gelesen wird. Es wird also schnell klar, dass Du diese gute Anzeigenposition nicht ohne Aufpreis vergeben solltest.
Aufschläge bei den Innenseiten
Doch auch im Innenteil gibt es Unterschiede in der Preisgestaltung. Blätterst Du eine Vereinszeitung durch, wirst Du vor allem den rechten Seiten Deine Aufmerksamkeit schenken.
Dieses Blickverhalten lässt sich bei jedem Leser finden und bietet sich daher für Werbemaßnahmen besonders an. Folglich müssten die rechten Seiten einer Vereinszeitung als Werbeflächen auch teurer sein.
Preisgestaltung
Ein Vorschlag für die Aufpreisstaffelung Deiner Vereinszeitung:
- Rechte Innenseiten 10%
- Innere Umschlagseiten „U2“ (vorne) und „U3“ (hinten) 15%
- Rückseite 20% oder sogar 25% Aufpreis
Beachte: Wenn ein Anzeigenkunde einer Vereinszeitung keinen Aufpreis bezahlt, erhält er automatisch eine linke Seite. Denn wenn keiner die Plätze bezahlen will, sollte man sie für dafür nutzen, die Aufmerksamkeit des Lesers auf den redaktionellen Teil zu lenken oder vielleicht eine Eigenanzeige platzieren.
Weitere Aufschläge kannst Du nehmen für:
- Weitere Druckfarben für die Anzeigen
- Layout-Gestaltung der Anzeige wird von der Redaktion übernommen
- Konkurrenzausschluss (Einziges beworbenes Unternehmen einer Branche)
- Platzierung der Anzeige neben/ in einem passenden redaktionellen Umfeld
(z.B. eine Fahrschule neben einem Artikel über das Autofahren)
9. Vereinbare Termine mit möglichen Werbepartnern für die Vereinszeitung
Bereite Dich vor dem Gespräch mit Firmen sorgfältig vor, mache einen Vorschlag und besprecht dann die Umsetzung gemeinsam. Erstelle eine Anzeigenpreisliste für die Anzeigen in der Vereinszeitung, an denen sich die Interessierten orientieren können.
Die folgenden Informationen sind für potenzielle Sponsoren relevant:
- Auflage
- Mögliches Format und Preis für die Anzeige
- Grobe Schätzung der Reichweite
Nun ist ein gewisses Verkaufstalent gefragt: Überzeugt das Unternehmen mit all den Vorteilen, die eine Anzeige in eurer Abizeitung mit sich bringt.
10. Denke über mögliche Zuschüsse und Spenden für die Vereinszeitung nach
Überlege Dir, ob die Möglichkeit besteht, Spenden oder Zuschüsse zu erhalten.
Du kannst ebenfalls auf Veranstaltungen Deines Vereins oder im Internet zu Spenden aufrufen und im Gegenzug Promoartikel anbieten, Vergünstigungen oder Teilnahme an Events – der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt!